マイナンバーは国民一人一人に割り当てられる番号で、税金と社会保険に関連づけられます。今後、あらゆる書類にマイナンバーが必要となってきます。
学会の場合も、マイナンバーに無関係ではいられません。学会で雇用のある場合は、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する義務がありますから、かならず従業者からマイナンバーを取得しなければなりません。
学会では雇用がない場合は関係がないかというとそんなことはなく、講演料の支払いや大会アルバイトなどで一時的にせよ報酬や給与の支払いが生じた場合はマイナンバーを対象の方から取得しなければなりません。いずれにしても、個人へのお金の支払いがあれば、源泉徴収とマイナンバーが必要になってくるということです。直接的な金銭ではなくて、交通費名目や品物であっても、実態が報酬であれば源泉徴収、従ってマイナンバーが必要となります。これは一般社団法人などでなく、任意団体でも適用されます。なぜなら、法人格をとらないだけで、源泉徴収やマイナンバー取得が必要ないとなれば、誰も法人格などとらないでしょうから。抜け道はありません。
マイナンバーは特定個人情報として、厳しく管理することが求められます。
まず、取り扱いの責任者を決めて、その人以外が管理できないようにします。その上でマイナンバーを取得するわけですが、その場合、個人を特定する書類が必要となります。個人を特定する書類としては免許証やパスポートが想定されます。なお、2016年から発行予定の個人番号カードを使えばマイナンバーの告知と確認が一度で行えます。
こうして取得したマイナンバーは源泉徴収事務や社会保険等の業務以外に使用してはならないことになっています。なお、マイナンバーの漏洩については「4年以下の懲役または200万円以下の罰金」もしくはその両方を科せられるなど、今までの個人情報の漏洩とは桁の違う罰則破堤が設けられています。こうした罰則も、マイナンバーの安全性を担保するために、設けられているわけですが、実務担当者は、神経をつかうことになります。
まとめますと、法人格があってもなくても、報酬の支払いが生じる限りマイナンバーの取得は必要で、その場合、高度な事務処理が必要となってくるということです。準備に怠りはないでしょうか。
以下は政府広報の小規模事業向けのマイナンバー解説ですが、学会にも参考になると思います。
